¿Qué ocurre si “te pillan” usando un software ilegal para gestionar tu empresa?

Si la infracción es grande, las recompensas pueden alcanzar sumas superiores a  1.000.000 de euros.

Las licencias de software comercial son un quebradero de cabeza para muchos propietarios de negocios.  A menos que hayas dedicado una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en diseñar e implementar un software comercial, es posible que no cumplas con los requisitos de alguna manera.

Es por ello, que propietarios eligen tomar un camino poco recomendable con sus licencias de software, y creen que la posibilidad de “ser pillado” es baja o inexistente. Sin embargo, resulta evidente  que el uso de software sin licencia puede causar un daño considerable a un negocio, tanto financieramente como en las relaciones con sus clientes.

¿Qué puede ocurrir si “te pillan” usando un software ilegal para gestionar tu empresa?

Una vez que se informa a una agencia del uso ilegal de software, esta emitirá un aviso de auditoría a la empresa infractora. El propietario de la empresa deberá prepararse para la auditoría y asegurarse de que haya registros de compra de la licencia del software disponibles.

Ten en cuenta que los registros sobre el paquete de instalación del software original pueden no ser suficientes e ignorar una carta de auditoría puede dar lugar a una acción judicial contra el negocio.

¿Propiedad o licencia?

Cuando compras un dispositivo, como un ordenador portátil o una impresora, no cabe duda de que posee ese hardware. Puede usarlo de la manera que quiera, y puede donarlo o venderlo a otra persona. Cuando compras un producto de software, por ejemplo, Microsoft Office, pagas una licencia para usar ese software. El producto no es tuyo, y sigue siendo propiedad del proveedor de software.

Los términos de la licencia los determina el proveedor del software, y por lo general, la libertad de utilizar el software (compartirlo o instalarlo en múltiples dispositivos) es limitada.

Por ejemplo, un cliente que ha pagado 1000 euros por una aplicación CRM para su empresa puede creer que es el propietario del producto, ¿por qué el software costaría tanto?, sin embargo, solo está pagando por el uso del software.

Las grandes empresas suelen pagar a compañías como Microsoft varios millones de euros anuales en licencias de software. Pueden tener equipos a tiempo completo dedicados únicamente a administrar licencias de software. Esto incluye garantizar que los empleados que respeten los términos de la licencia acordados.

¿Cómo descubren los vendedores de software el uso ilegal de su software?

Muchos propietarios de negocios creen que el riesgo de usar un software de forma ilegal es bajo, ya que creen que los proveedores de software no tienen forma de descubrirlo.

El primer punto a tener en cuenta es que los proveedores de software comercial tienen agencias encargadas de perseguir el uso ilegal de su software, entre estas destaca la Business Software Alliance (BSA).

Es a través de estas agencias que las empresas miembros, como Adobe o Microsoft,  toman medidas contra las empresas sospechosas de usar su software fuera de los términos de la licencia.

BSA utiliza el atractivo de importantes recompensas en efectivo para solicitar información a los empleados sobre el uso ilegal de software. La BSA hace especial hincapié en la selección de los empleados que pueden tener un motivo especial para informar a una compañía, como por ejemplo, ex empleados descontentos.

Si la infracción es grande, las recompensas pueden alcanzar sumas superiores a  1.000.000 de euros.

¿Cómo mitigar o eliminar el riesgo?

Si eres propietario de un negocio y aún no has pensado en los riesgos que utilizar un software de forma ilegal conlleva, entonces deberías evaluar el estado actual de los software de tu empresa y tomar medidas para cumplir con la legalidad.

Las pequeñas y medianas empresas en particular deberían ser las más preocupadas por los graves riesgos financieros que pueden acarrear estas infracciones.